Ga terug naar overzicht

Wanneer Excel niet meer voldoet en een softwaresysteem wel

Geplaatst op: 12 januari 2016

Veel organisaties, van productiebedrijf tot accountant, werken met Excel. Om te rekenen, maar ook om complete projecten mee te managen. Niet gek, want met Excel is iedereen bekend. Het staat (bijna) standaard op elke PC. Maar is het ook altijd het juiste middel om mee te werken? Soft-Solutions zet de voor-en nadelen op een rij.

Wanneer is Excel geschikt en wanneer niet?

Neem nu een project. Bij een project zijn meerdere mensen betrokken. Die mensen moeten worden voorzien van informatie. Zaken als planning en kosten kunnen dan eenvoudig via Excel gedeeld worden.

Maar er zitten ook nadelen aan Excel. Eén van die nadelen kent u allen. Als de ene medewerker iets verandert aan het document, bijvoorbeeld het verbergen van cellen, dan frustreert dat de andere medewerker. Die vond het juist belangrijke informatie om te zien. Ook is het niet mogelijk om gelijktijdig, met meerdere mensen in één Excel-document te werken. Of het opslaan van een Excel document. Wie heeft nu wat verandert en hoe heeft diegene het vervolgens opgeslagen? Wat is de meest recente versie?

Dit zijn nog maar drie, veelvoorkomende irritaties van mensen die met Excel werken. Dat wil niet zeggen dat Excel geen fantastisch hulpmiddel is. In tegendeel! Alleen niet altijd even geschikt… zoals bij het managen van projecten bijvoorbeeld.

Een gecentraliseerd systeem

Wat als de processen complexer en groter worden? Als communicatie essentieel is? Als er meer mensen betrokken worden en deze mensen op de juiste wijze de juiste informatie dienen te krijgen?

Een gecentraliseerd systeem kan dan de oplossing zijn. In dergelijk systeem kunnen verschillende mensen, met diverse achtergronden en disciplines, tegelijkertijd werken. Zelfs mensen van diverse afdelingen kunnen toegang krijgen tot dezelfde informatie.

Het softwaresysteem zorgt voor structuur. Er is vooraf bepaald wat erin wordt gezet en met welk doel. Was het opslaan in Excel nog een probleem wanneer meerdere mensen aan één document werkten, dat is met een gecentraliseerd systeem verleden tijd. Voorbeelden van een dergelijke gecentraliseerde systemen zijn ERP-systemen, Warehouse Management Systemen (WMS) en Track and Trace-systemen.

Een op maat gemaakt softwaresysteem

Een softwaresysteem (bijvoorbeeld een ERP-systeem) is een systeem dat wordt gebruikt om zaken eenvoudig vast te leggen, te koppelen aan andere systemen, kosten te beheren en klantwensen op te slaan. Ook kunt u met zo’n systeem in mum van tijd rapportages inzien en uitdraaien. Het vergemakkelijkt het bedrijfsproces. Hierdoor kan een organisatie slimmer, sneller en efficiënter werken. In zo’n systeem komen alle bedrijfsprocessen tezamen.

De softwaresystemen van Soft-Solutions zijn geen standaard systemen, met voor iedere organisatie dezelfde componenten en mogelijkheden. Soft-Solutions kijkt naar de soort organisatie, de grootte, het aantal processen en de behoeften voor nu en in de toekomst. Op basis van deze informatie geven we advies over het soort systeem dat bij de organisatie past. Niet omdat we geen gestandaardiseerde systemen willen verkopen, maar simpelweg omdat iedere organisatie anders is. Iedere organisatie heeft andere vragen en wensen, waar we graag over meedenken. Wat met zich meebrengt dat op maat gemaakte systemen niet allerlei functionaliteiten bevatten waar je als organisatie niets aan hebt. Het blijft overzichtelijk. Met functionaliteiten die handig en noodzakelijk zijn om het bedrijfsproces te verbeteren. Want dáár gaat het uiteindelijk om!

Kortom…

Als we Excel vergelijken met een gecentraliseerd softwaresysteem zien we diverse verschillen. Waar je bij Excel niet gelijktijdig kunt werken, moet zoeken naar gegevens (in diverse documenten) en waarbij je niet precies weet wat je collega bewerkt heeft, is een softwaresysteem als een ERP-of Track and Trace systeem veel gebruiksvriendelijker en overzichtelijker. Alle relevante informatie staat bij elkaar. U kunt gelijktijdig werken en het allerbelangrijkst: het systeem is afgestemd op de wensen en behoeften van de specifieke organisatie. Dat uiteindelijk het bedrijfsproces ten goede komt.

Voor organisaties die grip willen hebben op hun bedrijfsprocessen, kosten, productie, uren, financiële administratie en nog meer, is Excel als hulpmiddel niet meer voldoende. Een softwaresysteem geeft daarentegen structuur, controle en zekerheid. Andere voordelen van gecentraliseerde systemen zijn:

  • Er is maar één systeem waar iedereen mee werkt
  • Data wordt centraal opgeslagen, niet meer lokaal
  • Waardoor kennis niet verloren gaat
  • Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd werken
  • Het is een veilig systeem
  • Dat is afgestemd op de wensen van de klant (op maat gemaakt)
  • Het systeem optimaliseert het bedrijfsproces
  • Waardoor sneller, slimmer en efficiënter gewerkt wordt
  • En kosten worden bespaard

Wilt u meer informatie ontvangen over de mogelijkheden van gecentraliseerde softwaresystemen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.